Software para restaurantes

¿Qué es y por qué utilizar un software para tu restaurante?

La gestión diaria de un restaurante es, sin duda, una de las tareas más complicadas que debe afrontar un empresario. Las actividades cotidianas pueden acumularse rápidamente, lo que puede terminar en errores, estrés, problemas de comunicación, mala imagen…

¿Cuántas veces has querido tenerlo todo en una misma herramienta? Enviar órdenes a cocina, la facturación mensual o el sistema de pedidos. La gestión diaria del negocio pasa por numerosas actividades y responsabilidades:

• La facturación
• La planificación de estrategias de la empresa
• La organización de las existencias
• Mejorar la calidad y la cantidad de la información y las comunicaciones
• Gestionar el stock
• La distribución del personal

No podemos olvidarnos que el éxito de tu restaurante depende, entre otras cosas, de lo bien que se gestione la cocina. Gracias al desarrollo de aplicaciones de software para restaurantes, todos estos procesos pueden ser realizados desde un mismo lugar y de manera automática.

Pero, ¿qué es exactamente un software para hostelería?

Este tipo de programa especializado para restauración y hostelería es una herramienta que centraliza la administración de las tareas diarias del negocio. Dentro de una misma herramienta puedes tener una o varias de estas soluciones digitales:

• TPV virtual
• Carta digital
• Comandero móvil
• CRM
• ERP
• Y mucho más…

Sí, sí. Como lo lees. 

Hay distintos tipos de software que responden a diferentes necesidades y resuelven diferentes problemas. Pueden estar instalados directamente en un dispositivo electrónico, como un ordenador o una tablet. Pero también puede ser una extensión de tu página web, estar instalado en tu propio sitio online o hacer las veces de él.

Historia

A finales de 1990 El ordenador empezaba a incorporarse en las casas y ¿por qué no en un restaurante? Los armarios y ficheros con montones y montones de papeles y facturas dieron paso a los Excels y carpetas en el escritorio del ordenador. 

Durante los últimos años del S.XX se sucedían una serie de llegadas: el TPV, el primer precursor de los actuales terminales portátiles, la pantalla táctil… Fueron años de cambios y avances con Estados Unidos a la cabeza. 

Lejos queda ya la libreta donde escribíamos los menús del día, la máquina registradora donde metíamos mano a mano el precio de cada producto, y, aunque mejor, ha pasado de moda el contar de cabeza o con los dedos, o los más modernos, con una calculadora. 

Hoy en día, la sociedad, el modo en el que consumimos y vivimos, y el ritmo de vida y la tecnología e Internet, aboca a los restaurantes al constante aprendizaje. Además, tras todo lo que ha sufrido el sector con la actual pandemia, la necesidad de anticiparse y transformarse ha sido realmente una obligación.

Apunta estos datos: 

• El auge de la tecnología en los restaurantes reduce el 66% del tiempo de trabajo dedicado a procesos manuales. 
• Según Pikotea Software el ticket medio crece un 24% cuando se apuesta por la digitalización en hostelería. 

Y ese avance pasa por la implantación de un sistema de gestión de restaurantes: un software. 

Pero no todas las soluciones son iguales. Te contamos todo lo que necesitas saber de un software para restaurantes, qué características básicas debe reunir un buen programa para restaurantes, y cuáles son los más recomendables. 

Hay muchos elementos a tener en cuenta.

ᐅ Tipos de programas

Existen distintos tipos de software para restaurantes según la ubicación de los datos y su ejecución:

Software Local

Estos son los softwares que se instalan y se ejecutan de manera local en un dispositivo para su uso.

Una de sus ventajas, dependiendo de los requisitos del programa, es que podría funcionar sin acceso a internet. 

Al ejecutarse de manera local y, en el caso de almacenar todos los datos en el dispositivo donde se ejecuta, pueden surgir inconvenientes a la hora de una avería en el equipo donde se trabaja. Esta puede llevar a la pérdida de los datos si no se realizan copias de seguridad en la nube u en otro dispositivo físico. 

Otro inconveniente que puede surgir es que no se puede usar en otro dispositivo sin ser instalado en él, o tener acceso de manera remota al dispositivo donde está instalado el software.

Software en la nube

Los softwares alojados en la nube son aquellos que se ejecutan en internet, es decir, no necesitan ser almacenados en un dispositivo físico del usuario que quiere ejecutarlo.

La ventaja principal que ofrecen es que pueden utilizarse desde cualquier dispositivo que cumpla los requisitos del fabricante y que tenga acceso a internet. Todos los datos se almacenan en la nube por lo que, en caso de sufrir problemas en los equipos desde los que se accede a la plataforma, el almacenamiento no se verá afectado en ningún caso.

También pueden diferenciarse por las funcionalidades que ofrecen:

Programas ERP

Un ERP (enterprise resource planning - Sistema de planificación de recursos empresariales) es un software especializado que permite unificar tareas y la trazabilidad de procesos de una empresa.
 
Este tipo de programa permite automatizar y administrar procesos empresariales como el stock, ventas, finanzas, suministros, personal, etc…  

La utilización de un ERP permite optimizar gran cantidad de tareas de una empresa, coordinar el trabajo entre departamentos, y mejorar el seguimiento y análisis de datos en todos los procesos de la organización. De esta forma se consigue ahorrar costes y aumentar la capacidad de crecimiento, a la vez de facilitar la toma decisiones para la optimización de procesos.

Sistema de pedidos online 

Es una plataforma online, o software, que permite a un local recibir pedidos de sus clientes de manera rápida y sencilla. También permite gestionar estos pedidos y enviar notificaciones a los clientes.

Otro factor importante de estos programas es que permiten personalizar el menú, crear ofertas y descuentos para la fidelización de los clientes, ocultar y mostrar productos según el stock, etc…

Existen distintas plataformas de pedidos online muy conocidas, pero muchas veces conllevan un alto coste en comisiones, por eso es recomendable utilizar un sistema propio de pedidos online en el que se permita tener información sobre nuestros clientes, con un coste fijo anual de mantenimiento y así evitar las altas comisiones por cada pedido que cobran las plataformas más conocidas.

Utilizar una plataforma propia de pedidos online especializada es mucho más recomendable que utilizar un ERP con algún módulo o extensión adaptado para gestionar pedidos online. Este tipo de módulos para ERPs son un “parche” para una necesidad que requiere un sistema específico con unos requisitos y funciones que es muy difícil de ofrecer mediante un simple módulo.

⚡ Los 5 mejores programas para restaurantes

GLOP

Glop es un Software TPV (Terminal Punto de Venta) para hostelería, comercios y supermercados. Lleva 25 años en el sector y cuenta con más de 15.000 clientes en España.

Sus características principales son:

• Dispone de gran variedad de módulos que pueden implementarse para añadir nuevas funcionalidades al programa, gracias a esto puede adaptarse a las necesidades de cada tipo de negocio.
• Puede sincronizarse con los e-commerces más conocidos para mantener actualizado el stock, las ventas, y los clientes entre tu tienda online y Glop. 
• Además, han creado un espacio donde se puede acceder a tutoriales y ayudas llamado "Glop Academy" para solucionar todas las dudas que puedan surgir durante el uso del Software.

Ventajas:

• Fácil gestión de stock/clientes/ventas.
• Unifica el stock/clientes/ventas, de cualquier procedencia (offline u online) en un solo software.
• Facilidad para automatizar tareas de manera sencilla, programar ofertas y promociones y generar informes de resultados.
• Fácil de aprender apoyados por "Glop academy".
• Glop está Homologado para la nueva ley Antifraude y Ticket Bai.
• Precio sin comisiones.
• Posibilidad de solicitar una demo.

Desventajas:

• No cuenta con un módulo de delivery y take away eficiente, ya que trabajan mediante Wordpress y WooCommerce y esto es una gran limitación para los negocios de hostelería que quieran un software de pedidos online. 
• Se instala en el hardware del comercio, no trabaja desde la nube.
• Mala atención al cliente
• Las incidencias se gestionan con el distribuidor y no directamente con Glop. Quizás este sea uno de sus mayores problemas y se ve reflejado en la opinión de sus usuarios en las reseñas de Google.

OFIBARTMAN

Es un programa muy conocido y que usan en muchos bares y restaurantes para la gestión integral del negocio, ya que además de la gestión de pedidos, que llegan desde las mesas o la barra del negocio, permite también gestionar las reservas de mesa.

Sus características principales son:

• Los camareros pueden tomar nota de las comandas mediante una tablet o smartphone y el pedido le aparecerá directamente en barra o en cocina, bien en una pantalla o en un ticket de una impresora.
• Permite administrar también las compras con proveedores, stock de productos, control de los camareros, gestión de caja...
• Una de las ventajas más importantes es que tiene un coste fijo que no depende del ni del nº de pedidos, ni de la facturación que se realice.
• Quizá una de las desventajas que tiene es que si se necesitan algunas funciones avanzadas como la gestión de pedidos que llegan desde las plataformas online, requiere contratar un módulo adicional con un mayor coste.

Ventajas:

• Gestión en la nube
• Coste fijo, sin comisiones por ventas
• Multipuesto

Desventajas:

• No permite la realización de pedidos online para Delivery o Take Away
• Algunas funcionalidades importantes requieren contratar módulos adicionales a mayor coste.

ODOO Punto de venta inteligente

Aunque Odoo es un ERP de software libre que nació para la gestión de cualquier tipo empresa, ha incorporado un módulo adaptado llamado “Punto de venta inteligente” para cubrir las necesidades específicas de los restaurantes.

Sus características principales son:

• El sistema para Restaurantes de Odoo permite personalizar, mediante un plano, las mesas de distintas plantas del local. 
• Se puede instalar en cualquier dispositivo y, aunque es una aplicación web, una vez abierta la sesión se puede trabajar sin conexión a internet.
• Tiene una opción de comercio electrónico, pero, como ocurre en la mayoría de estos softwares para restaurantes, no están especializados en sistemas de delivery y take away. Por lo que es una limitación importante si se desea ofrecer un sistema propio de pedidos online en el restaurante.

Ventajas:

• Es gratuito
• Interfaz intuitiva
• Configuración de mesas y pisos de manera sencilla
• Compatibilidad con cualquier dispositivo
• Se puede usar sin conexión a internet
• Sistema de gestión de inventario
• Sistema de fidelización mediante recompensas a los clientes
• Se puede integrar en otras aplicaciones de Odoo.
• Se pueden añadir nuevas funcionalidades propias de Odoo.

Desventajas:

• Si se quieren añadir funcionalidades, seguramente será necesario pagar por ellas.
• Al ser gratuito el soporte y la ayuda es limitada
• No permite la realización de pedidos online para Delivery o Take Away

BDP

Se trata de un software de gestión punto de venta (TPV) creado para cualquier tipo de negocio (hostelería, servicio a domicilio, comercios, ...) que cuenta con varios módulos dependiendo de las necesidades. La empresa cuenta con más de 20 años de experiencia, por lo que están totalmente consolidados en el sector.

Ventajas:

• Posibilidad de enlazar diferentes terminales en diferentes locales.
• Programa de fidelización y puntos.
• Envío de SMS.
• Interfaz intuitiva
• Sistema de trazabilidad para la gestión de almacén.

Desventajas:

• No compatible con los sistemas Apple.
• No tiene sistema de pedidos a domicilio o para recoger
• El soporte se realiza a través del distribuidor de la zona, no directamente con el soporte de BDP

pidopago

Y por último tenemos a pidopago, nuestra aplicación pensada en exclusiva para hostelería y comercio. Se trata de un software en la nube para recibir y enviar pedidos delivery o take away, sin tener que pagar ninguna comisión por estos.

Además, la herramienta está en constante desarrollo. Hoy en día ya cuenta con infinidad de características que aportan beneficios como la sincronización con Google Maps para los portes, poder enviar notificaciones o mails con ofertas a la cartera de clientes y un largo etc.

Ventajas:

• Totalmente autogestionable mediante un panel de control rápido e intuitivo
• Muchas herramientas de Marketing que harán llegar ofertas a los clientes
• La cantidad de informes de todo tipo que se pueden descargar, así como la carencia total de sobrecostes, sin límites de dispositivos, pedidos o clientes ofreciendo una libertad total a los usuarios de pidopago.

Inconvenientes:

• No dispone de control de stock.
• No es autosuficiente para promocionarse. Por lo que el cliente debe de ocuparse de darse a conocer mediante flyers, mensajes o publicidad.
• Aunque se sincroniza con cualquier empresa de reparto, es el cliente el que debe de contratar este servicio.

Características clave para escoger un software para un restaurante

Aparte de estas características principales, hay que analizar las ventajas y desventajas de cada programa para saber cuál se adapta mejor a las necesidades del negocio. Si buscas ayuda para automatizar las tareas diarias de tu establecimiento, te va a gustar conocer las características clave de un programa software para restaurantes. 

Ventajas y beneficios de contar con un software para restaurantes

Sea cual sea su desarrollo y funcionamiento, estas aplicaciones para restaurantes te ayudan a: 

• Gestionar con mayor facilidad el negocio
• Agilizar y optimizar tareas
• Mejorar el rendimiento
• Gestionar menús y productos según stock
• Crear ofertas promocionales
• Mejorar la experiencia del cliente
• Optimizar el tiempo de espera

Qué puedes hacer con un software para restaurantes

1. Gestionar los pedidos
   Definir tus horarios para pedidos, recibirlos directamente sin intermediarios ni plataformas externas, gestionarlos y cobrarlos. Además, te va a permitir agilizar y mejorar la previsión de los productos a necesitar y la relación con los proveedores.
   
   
    
2. Controlar a diferentes TPV y gestionar diferentes establecimientos
   Si tienes más de un restaurante, ningún problema, existen programas informáticos para restaurantes que no están limitados a un solo terminal o establecimiento.
    
3. Acceder a datos e información sobre clientes
   El acceso a informes detallados de los pedidos y clientes, te permitirá saber su comportamiento, gustos, datos personales, y puedes enviar promociones a los clientes y elaborar perfiles en base a los cuales ofrecer productos que atraigan a más clientes potenciales.
   
   
    
4. Desarrollar campañas de marketing
   Gracias a que administras y analizas las interacciones con los clientes, los software para restaurantes te permitirán poner en marcha campañas de marketing que consigan atraer nuevos clientes o fidelizar a los que ya han visitado alguna vez el establecimiento.

A la hora de escoger un software para nuestro restaurante debemos tener en cuenta distintas características dependiendo de las necesidades que tengamos, las características más relevantes suelen ser:

• Precio con comisiones o sin comisiones
• Sistema Online de delivery/take away
• Soporte y atención al cliente
• Posibilidad de obtener una demo gratuita
• Dificultad de implantación
• Dificultad de la interfaz
• Escalabilidad. Es decir, conocer si el software mantendrá su desarrollo e irá incorporando nuevas funcionalidades.

Ahora que ya sabes cuáles son las características clave en un software para restaurantes, si te estás planteando contar con un programa informático en tu establecimiento que te solucione tus necesidades Delivery y Take Away, pidopago puede ser tu herramienta. Te ayudamos a seguir creciendo y a tener control absoluto sobre tus pedidos y cartera de clientes.